Generell gilt, dass Logik und Ablauf der Projektantragsverfahren in den EU-Aktionsprogrammen vergleichbar sind. Die Verfahren unterscheiden sich eher nach der Art des beantragten Projekts:
- Mobilität, Austausch (Beantragung von Pauschalen / Stückkosten für Reisen),
- Aufbau von Partnerschaften (Beantragung von Pauschalen / Stückkosten für Reisen),
- Entwicklung von europäischen Bildungs-, Wissenschafts-, Medien-, Kultur-Produkten in transnationalen Projektpartnerschaften (Beantragung von Stückkosten sowie Realkosten im Projektbudget),
- Aufbau von europäischen thematischen Netzwerken (Beantragung von Stückkosten sowie Realkosten im Projektbudget).
Die Vorbereitungszeit für einen europäischen Projektantrag hängt maßgeblich von den verfügbaren personellen und zeitlichen Kapazitäten des Teams und vom thematisch passenden Netzwerk transnationaler Partner ab, welches den Antrag erarbeitet. Für Mobilitätsanträge werden im Durchschnitt 6-12 Monate Vorbereitungszeit benötigt. Für mehrjährige Partnerschaften und multilaterale Projektanträge sowie Netzwerkanträge sind im Durchschnitt 12-24 Monate Vorbereitungszeit erforderlich.
- Schritt: Entwicklung einer eigenen Projektidee.
- Schritt: Recherche passender EU-Förderprogramme.
- Schritt: Akquise passender Projektpartner.
- Schritt: Definition der Ziele und zu erwartenden Ergebnisse im geplanten Projekt.
- Schritt: Abstimmung der Rollen und Aufgaben der Partner im Projekt, inklusive Leadpartner/Koordinator.
- Schritt: Arbeitsteilige Erarbeitung der Antragsdokumente (Projektskizze, Projektantrag) unter vollständiger Berücksichtigung aller inhaltlichen und formalen Anforderungen des Aufrufs.
- Schritt: Beratung der Antragsskizze (wenn möglich) mit NA, NKS.
- Schritt: Entwicklung des Projektarbeitsplans mit den Arbeitspaketen und Meilensteinen.
- Schritt: Erarbeitung und Abstimmung des Qualitäts- und Managementplans, des Verbreitungs- und Verwertungsplans.
- Schritt: Erarbeitung und Abstimmung des Finanzplans.
Die genannten Schritte des Projektantrags erfordern, den Antrag parallel zu bearbeiten, um bis zum offiziellen Einreichungstermin (Deadline) alle erforderlichen Dokumente zu 100% entsprechend den Anforderungen des Aufrufs erstellt zu haben.
Tipp 1:
Vergleichen Sie die Förderschwerpunkte der EU-Aktionsprogramme mit den Zielen Ihrer geplanten Projektvorhaben. Nur, wenn Sie Ihr Projekt einem Schwerpunkt zuordnen können, ist es möglich, Fördermittel aus den Aktionsprogrammen zu nutzen.
Tipp 2:
Nur, wenn die strategische Entwicklung Ihrer NRO kompatibel ist mit adäquaten Prioritäten der Strukturfonds und/oder passenden Förderschwerpunkten der EU-Aktionsprogramme, lohnt sich der nicht unerhebliche Aufwand der Projektplanung, -antragstellung, -realisierung inklusive der Fördermittelverwaltung und -abrechnung.
Tipp 3:
Abbonieren Sie elektronische Newsletter der NAs und NKS, um rechtzeitig zu aktuellen Aufrufen und Terminen von Konferenzen, Fachveranstaltungen, Kontaktseminaren informiert zu sein.
Tipp 4:
Im Handbuch zum Aufruf (Guideline) finden Sie zumeist eine Checkliste zur Antragseinreichung. Sie sollten die Checkliste ausdrucken und für alle an der Antragstellung Beteiligten sichtbar machen. Es ist wichtig, regelmäßig die SOLL-IST-Erfüllung zu prüfen und den Arbeitsablauf danach zu organisieren.
Tipp 5:
Entwickeln Sie zu Ihrem Projektvorhaben zuerst eine max. 3-seitige Projektskizze mit folgenden Aussagen:
- Begründung des Projekts,
- Projektziel, Zielgruppe sowie deren Nutzen aus dem Projekt,
- Ergebnisse, Produkte, die erreicht werden sollen,
- Maßnahmen, die zur Erreichung der Ergebnisse notwendig sind,
- Partner und deren Rolle im Projekt,
- Budgetschätzung.
Die Projektskizze unterstützt Sie im logischen Aufbau Ihres Vorhabens, zeigt dem potentiellen Partner seine Position im Projekt und dient als Basis für den Projektantrag. In zweistufigen Antragsverfahren ist eine Projektskizze gefordert.
Tipp 6:
Reichen Sie keine unvollständigen oder qualitativ unzureichenden Projektskizzen und/oder Projektanträge ein. Sie verschlechtern damit Ihren Status bei den Fördermittelgebern. Es ist besser, bis zum nächsten Aufruf (call for proposal) förderwürdige Dokumente zu erarbeiten.
WAS zeichnet ein förderfähiges erfolgreiches Projekt aus?
- eine kreative, innovative und nachhaltige Idee,
- die Idee passt zu den politischen Prioritäten und Förderschwerpunkten des gewählten Programms,
- die vollständige Beachtung aller inhaltlichen und formalen Förderkriterien,
- eine begründete und klare Darstellung der Ausgangslage (state of the art; historical background) und des Bedarfs der Zielgruppe,
- eine fundierte Datenlage zur Begründung und Argumentation des Antrags,
- klare und verständliche Sprache (kein „Fachchinesisch“!) im Antrag,
- eine übersichtliche Darstellung der geplanten arbeitsteiligen Arbeitsabläufe und Ergebnisse,
- realistische Zielstellungen und angemessene Mittelanforderungen,
- ausreichende Ressourcen und den Aufgaben entsprechende Kompetenzen in einer motivierten und aktiven Projektpartnerschaft, inklusive PR und Öffentlichkeitsarbeit,
- ein stabiles Projektmanagement, inklusive Kommunikationsmanagement und administrativer Verwaltung.