Erst wenn der Projektarbeitsplan mit Arbeitspaketen, Meilensteinen und Ergebnissen klar definiert ist, kann mit der Finanzplanung begonnen werden. In vielen EU-Förderprogrammen werden bestimmte Aktivitäten (z.B. Mobilitäten) mit Pauschalen bzw. Stückkosten (z.B. Tagegeld) abgerechnet. Dann ist keine Budgetplanung erforderlich, sondern nur der Nachweis der durchgeführten Maßnahme.
In mehrjährigen multilateralen Projekten, die zumeist von transnationalen Konsortien umgesetzt werden, ist ein Budget erforderlich. Dazu werden die wichtigsten Kostenarten kalkuliert:
- Personalkosten (zumeist in Leistungskategorien aufgeteilt, wie z.B. Management, Trainer, Techniker, Verwaltung),
- Reisekosten,
- Ausstattungskosten,
- Unterauftragskosten,
- Sonstige Kosten,
- Gemeinkosten (zumeist Pauschale im Verhältnis zu den direkten Projektkosten).
Im ersten Schritt muss der Personalaufwand (Anzahl des erforderlichen Personals/Arbeitszeitvolumens) für die Umsetzung der Arbeitspakete geplant werden. In Anwendung der entsprechenden Arbeitskosten (länderspezifische, institutionsspezifische Tarife beachten) pro Zeiteinheit (Tag/Monat) werden die Personalkosten kalkuliert.
Im zweiten Schritt werden die notwendigen Reiseaktivitäten im Projekt festgelegt (z.B. 4 transnationale Treffen im 2-jährigen Projekt). Dazu werden die konkreten Orte, die Anzahl der Teilnehmer, die Dauer geplant und entsprechend der Tagessätze (per diem) die Aufenthaltskosten und Transportkosten kalkuliert.
Im dritten Schritt werden die weiteren Kostenarten im Zusammenhang mit der Art der Projektergebnisse und der zu ihrer Entwicklung notwendigen internen und/oder externen Leistungen (z.B. Übersetzungsleistungen als Unterauftragskosten; PR-Produkte als Unterauftragskosten; Verbrauchsmaterial unter Sonstiges; Technische Ausstattung unter Ausrüstungskosten) kalkuliert.
Im Finanzplan wird dargestellt, wie die im Budget dargestellten Projektkosten aus der Fördersumme und den (im Handbuch zum Aufruf definierter Anteil) Eigenleistungen der Partnerschaft abgedeckt sind.
Wie wird der Antrag begutachtet?
In den Aufrufen der EU-Förderprogramme werden ebenso die jeweiligen Evaluationskriterien zur Auswahl förderfähiger Projektanträge veröffentlicht.
Zumeist sind diese Kriterien direkt in die Struktur des Antragsformulars einbezogen und müssen konkret und überzeugend für die Gutachter dargelegt sein.
Die wichtigsten Kriterien, nach denen die Gutachter die Anträge evaluieren, sind:
- Qualität des Arbeitsprogramms
a) Realistische und klare Zielstellungen, Arbeitspakete, Zeitplanung
b) Methoden sind für die Zielerreichung geeignet
c) Arbeitsteilung zwischen den Partnern ermöglicht die Zielerreichung - Innovativer Charakter
a) Kreative Lösungen für die definierten Bedürfnisse der Zielgruppe
b) Innovativer Mehrwert durch europäische Partnerschaft - Qualität des Konsortiums
a) Alle für die Umsetzung des Projekts erforderlichen Kompetenzen und Kapazitäten sind in der Partnerschaft verfügbar
b) Die Aufgaben des Arbeitsprogramms sind angemessen in der Partnerschaft aufgeteilt - Europäischer Mehrwert
a) Notwendigkeit und Nutzen einer europäischen Projektzusammenarbeit wird nachgewiesen - Kosten-Nutzen-Verhältnis
a) Nachweis der Ausgewogenheit zwischen dem Nutzen des Projekts und der dafür geplanten Mittel - Relevanz
a) Der Antrag ist eindeutig einer Priorität des Programm-Aufrufs zuzuordnen
b) Die Projektergebnisse sind relevant für die Programmziele - Auswirkungen
a) Die Zielgruppen sind eindeutig bestimmt
b) Die Projektergebnisse beziehen sich auf den Bedarf der Zielgruppen
c) Die nachhaltige Wirkung (kurzfristig, mittelfristig, langfristig) der Ergebnisse für die Zielgruppe ist signifikant - Qualität des Valorisierungsplanes (Verbreitung und Nutzung der Ergebnisse)
a) Umfassende PR und Öffentlichkeitsarbeit zur Projektentwicklung und den Projektergebnissen im Sinne der entsprechenden EU-Politiken
b) Die optimale Nachnutzung der Ergebnisse während und nach der Projektförderung durch Dritte
Für einen erfolgreichen Projektantrag benötigen die Antragsteller ca. 85% der zu erreichenden Punktzahl, je nach Anzahl und Qualität der weiteren eingereichten Anträge. Der Evaluationsprozess beansprucht je nach Projektart zwischen 3 und 6 Monaten.
Tipp 1:
Der europäische Mehrwert erhält als Evaluationskriterium in der Förderperiode 2014-2020 noch mehr Bedeutung. Dabei geht es insbesondere um den Zuwachs interkultureller Kompetenz durch europäische Begegnungen (Mobilität) und europäische Projektarbeit (strategische Partnerschaften). Es geht um Know-how-Transfer und Entwicklung gemeinsamer europäischer Ergebnisse für eine Wissens-Allianz, für Einigkeit in Vielfalt, für grenzüberschreitende Partizipation und Kooperation bei der Gestaltung des modernen Europas.
Tipp 2:
Planen Sie ausreichend Mittel für PR und Öffentlichkeitsarbeit ein. Achten Sie auf einen positiv wirkenden Projekttitel, auf ein ansprechendes Corporate Design, Projektlogo, Layout der Projektwebsite und Projektdokumente, wie z.B. Newsletter. Nutzen Sie Flyer, Poster, Sticker, Roll-up, Artikel, Veröffentlichungen zur Werbung für das Projekt, die Projektpartnerschaft und die EU als Förderer. Denken Sie daran: Die EU präsentiert sich mit dem Projekt!
Hinweise für erfolgreiches EU-Projektmanagement
Erfolgreiches EU-Projektmanagement (PM) beginnt in der Planungsphase.
Wichtige Komponenten des PM, die in der Projektplanung zu berücksichtigen sind:
- Definition des Leadpartners und des Koordinators im Projektkonsortium (Vertrauensposition, Sprachkompetenz, interkulturelle Kompetenz, Managementerfahrungen),
- Abstimmung zur Rolle der Projektpartner und der verantwortlichen Personen im Projektkonsortium (motivierte Mitarbeit, mitdenkende und mithandelnde Partner),
- Abstimmung zur internen Projektstruktur (Länderarbeitsgruppen, Facharbeitsgruppen, Einbindung eines Projektrats).
Wichtige Komponenten des PM, die in der Projektumsetzung zu berücksichtigen sind:
- Das Kick-off Meeting (Starttreffen) ist entscheidend für eine motivierte Projektpartnerschaft:
a. Die Entscheider der Projektpartner einladen! (Bedeutung des Projekts in den Partnerorganisationen sichern.)
b. Die Projektmitarbeiter müssen dabei sein. (Projektaufgaben personalisieren, Verantwortlichkeiten verdeutlichen.)
c. Die Administratoren schulen zur EU-Mittelverwaltung. (Koppeln von Projektinhalt und Projektzahlen, Motivation steigern.)
d. Programm nicht total mit Informationen überlasten!
e. Genügend Zeit für interkulturelle Kommunikation einplanen.
f. Gute Atmosphäre für das persönliche Kennenlernen schaffen! (Projekte gedeihen oder verderben durch das Wirken von Personen.) - Projektkommunikation ist entscheidend für eine funktionierende Partnerschaft:
a. Auswahl einer gemeinsamen Arbeitssprache, in der alle komfortabel kommunizieren können. (Übersetzung bedeutet Informationsverlust.)
b. Regelmäßige Kommunikation zwischen den Projektstrukturen sichern durch Präsenztreffen (min. halbjährlich zum SOLL-IST Abgleich), Videokonferenzen (z.B. Skype-Konferenz pro Quartal zur Abstimmung der Arbeitsabläufe)
c. Stabile Kommunikation zwischen Koordinator/Leadpartner und Partnerorganisationen
(e-mail, Telefon, Arbeitsplattform im Internet) zur Übermittlung aller notwendigen Informationen und Erreichen eines gleichen Informationslevels für alle Beteiligten am Projekt
d. Nicht nur kommunizieren, wenn es Probleme gibt. Loben ist eine wirksame Motivationsmethode! - Controlling im Projekt ist wichtig für die Qualitätssicherung:
a. Entwickeln und Nutzen von externen und internen Mustervorlagen für das Berichtswesen im Projekt (z.B. quartalsweise Zwischenberichte, Protokolle)
b. Regelmäßige SOLL-IST Abgleiche zur Projektentwicklung zwischen Leadpartner / Koordinator und Projektpartnern
(online, offline)
c. Externe Evaluatoren und / oder Projektrat einbeziehen (neutrale Projektsicht, Lobby schaffen)
d. Regelmäßiger Kontakt mit den zuständigen Beratern des EU-Programms. (Austausch zum Projektstand, Ratgeberfunktion nutzen, positive Meinungsbildung zum Projekt fördern, neue Projektkonzepte besprechen)