Die EU-Fördertöpfe werden kleiner, die Anforderungen an förderfähige europäische Projekte umfangreicher und strenger, insbesondere im Hinblick auf die Qualität der zu erwartenden Projektergebnisse sowie deren Wirkung und den nachhaltigen Fortbestand auch nach Beendigung der Förderung.

Insbesondere mittelfristige und langfristige Förderprojekte benötigen ein Qualitätsmanagementkonzept, um mit den verfügbaren Projektmitteln unter Einsatz innovativer Methoden und Instrumente effiziente Projektprozesse zu gestalten und eine nachhaltige Qualität der Projektergebnisse zu erreichen. Die folgenden Empfehlungen orientieren sich in kompakter Form an den Prinzipien des Qualitätsmanagements aus den gültigen ISO-Standards.

Qualitätsmanagementkonzept

Das Qualitätsmanagementkonzept erarbeitet die zentralen Elemente des Qualitätsmanagementsystems, die während des Projekts angewendet werden.

Das Konzept ist wie folgt aufgebaut:

  • In der Qualitätspolitik werden die Hauptziele und Grundsätze der Qualitätsmanagementstrategie erläutert.
  • In der Organisationsstruktur werden die Verantwortlichkeiten und Strukturen definiert, die für diese Strategie innerhalb des Projekts relevant sind.
  • Die Instrumente für die Qualitätssicherung und das Management werden bestimmt.
  • Wichtiger Teil des Qualitätsmanagements ist eine detaillierte Prozessbeschreibung, die durch eine Prozesskarte / Gantt-Chart visualisiert wird.

Die Informationsmittel und Dokumente zum Qualitätsmanagement des Projektes werden erläutert.

1. Qualitätspolitik

Im Mittelpunkt des Projektes stehen die zielorientierten fachlich-inhaltlichen Aktivitäten. Daher konzentriert sich das Qualitätsmanagement auch auf diese Aktivitäten. Dennoch sind die Management- und Koordinierungsaktivitäten und die erwarteten Ergebnisse entscheidend für den nachhaltigen Erfolg des Projekts. Damit werden diese ebenso in die Qualitätsmanagementstrategie einbezogen.

Im Projekt besteht Qualität aus objektiven und subjektiven Merkmalen. Einerseits kann die Qualität durch bestimmte Kenngrößen präzise gemessen werden. Die Einhaltung der Fristen, die Erreichung der vorhergesagten Kennzahlen und die Einhaltung der geplanten Kosten sind nur einige Indikatoren für diese quantifizierbaren Qualitätsindikatoren.

Andererseits besitzt die Qualität eine subjektive Perspektive. Das bedeutet, die Qualität wird von jeder Person unterschiedlich wahrgenommen. Indikatoren können persönliche Interessen, Erwartungen und Ideen über die Aktivitäten und Ergebnisse des Projekts sein.

Darüber hinaus hängt die Qualität aller Projekttätigkeiten von internen und externen Faktoren ab, die von diesen kaum beeinflusst werden können.

Um das Qualitätsmanagementsystem weiter zu strukturieren, müssen die Zielgruppen im Zusammenhang mit dem Projekt betrachtet werden. Die Differenzierung der Stakeholder des Projekts ermöglicht die Erstellung eines Organigramms, das die Zuordnung und die Überwachung der Projektaufgaben vereinfacht. Die Ermittlung von Zielgruppen ermöglicht demzufolge eine genaue Zuordnung von Qualitätsmanagementinstrumenten zu jeder Gruppe und garantiert so optimale Ergebnisse.

Die Qualitätssicherung eines Projektes zielt darauf ab, alle Partner und Teilnehmer zu motivieren, die Qualität der einzelnen Aktivitäten und Ergebnisse zu reflektieren und zu optimieren. Ein wichtiger Punkt ist dabei die effiziente Kommunikation und ein offener Dialog zwischen allen Teilnehmern, um im gesamten Projekt eine Kultur des Qualitätsbewusstseins zu schaffen.

2. Organisationsstruktur

Der Aufbau einer Organisationsstruktur konzentriert sich auf eine effiziente Verteilung der Verantwortlichkeiten. Die Struktur muss optimiert werden für die Erreichung der definierten Ziele.

Die optimale Organisationsstruktur für ein Projekt kann z.B. durch eine Matrixstruktur dargestellt sein. Horizontal liegen die wichtigsten Funktionen Projektmanagement, fachlich-inhaltliche Konzeption, Kommunikation und Qualitätsmanagement. Vertikal werden die Hauptprojektereignisse aufgelistet, wie sie auf der Projektzeitachse dargestellt werden können, beginnend mit dem Kick-Off und endend mit der Fertigstellung der finalen Ergebnisse / Produkte.

Dazu gehört das Aufzeigen des installierten Informations- und Kommunikationssystems (als Teil des Beziehungsmanagements) sowie der Verantwortlichkeiten der einzelnen Projektpartner.

Diese Struktur ermöglicht die Zuordnung bestimmter Teams zu den Aufgaben und garantiert einen einfachen Überblick über die Verantwortlichkeiten innerhalb des Projekts.

Die Verantwortung des Qualitätsmanagements und seiner Entwicklung liegt bei den Projektleitern. Während die Projektleiter die entsprechenden Konzepte vorbereiten, werden alle wichtigen Entscheidungen in Zusammenarbeit mit allen Partnern diskutiert und getroffen. Der Aufbau, die operative Umsetzung und die kontinuierliche Weiterentwicklung des Qualitätsmanagementsystems sind Aufgaben der Projektleiter.

Die Verantwortung für die Qualitätssicherung und die Qualitätsentwicklung sind wesentliche Teile des Projekts und seiner Organisation. So werden die jeweiligen Verantwortlichkeiten von jenen Partnern getragen, die an der Koordination, Organisation und Durchführung der Projektaktivitäten beteiligt sind.

3. Instrumente

Insbesondere in Projekten mit einer umfangreichen Partnerschaft ist eine offene Diskussion, gemeinsamen Abstimmung und Beschließung der Schlüssel zu einer guten Auswahl an Qualitätsmanagementinstrumenten. Es ist ebenso wichtig, die Instrumente an die Projektziele anzupassen. Es wird am besten eine Mischung von Techniken ausgewählt, um die jeweiligen Stärken und Schwächen der Instrumente auszugleichen. Es müssen zwei Arten von Techniken unterschieden werden.

Erstens werden zur Messung der objektiven Qualität der Projektaktivitäten und der untergeordneten Prozesse standardisierte und streng strukturierte Kontrollmechanismen und Rückmeldungsmethoden eingesetzt.

Zweitens werden dialogische Techniken verwendet, um die gleichzeitige subjektive Qualität des Empfindens der Projektpartner und der Teilnehmer im Hinblick auf die Ergebnisqualität zu erfassen.

Um das Gleichgewicht zwischen möglicher Verbesserung der Gesamtprojektqualität und dem damit verbundenen organisatorischen und finanziellen Beitrag zu halten, sind kostensparende dialogische / standardisierte Instrumente vorherrschend.

Für die Projektmanagement-Aktivitäten ist die administrative Qualität der wichtigste Faktor. Für jede Veranstaltung, Workshop, Event u.a. sollten Daten und Erfahrungen über die administrative Qualität gesammelt und überprüft werden.

Erstens wird die zeitlich-inhaltliche Komponente des Projektmanagements vom Partner, der für eine Projektmaßnahme zuständig ist, untersucht, indem der geplante Aktivitätszeitpunkt und der tatsächliche Zeitpunkt und die Bewertung des Partners hinsichtlich der Praktikabilität des ursprünglichen zeitlichen und inhaltlichen Plans verglichen werden. In einer standardisierten Form dokumentiert (Mustervorlagen für Protokolle, Reports, Abrechnungen), wird diese zeitliche und inhaltliche Übersicht dann vom zuständigen Qualitätsmanager ausgewertet. Die Ergebnisse dieser zeitlichen und inhaltlichen Analyse erleichtern die Optimierung der Zeitplanung und ergeben einen effizienteren Arbeitsablauf.

Zweitens wird die Kostenkomponente mit einem ähnlichen Verfahren untersucht. Kostendaten aus dem Budgetplan im Vergleich zu den tatsächlichen Kosten und des weiteren die Implementierungsfähigkeit der Kostenziele wird in einem standardisierten Dokument von dem für die Projektmaßnahme verantwortlichen Partner gesammelt. Gemeinsam mit dem zeitlichen Überblick werden die Dokumente vom zuständigen Qualitätsmanager analysiert. Ergebnisse aus dieser Analyse können eine bessere Kostenbewertung und Planung für zukünftig folgende Projektmaßnahmen ermöglichen.

Drittens empfiehlt sich ein Feedbackdokument (z.B. Fragebogen, Interview) im Hinblick die Organisationsstruktur jedes Ereignisses. Die Dokumentation und Bewertung der Qualität der Aufgabenverteilung und -verantwortung kann organisatorische Einblicke für das gesamte Projekt geben.

Alle Feedback-Dokumente beinhalten einen Abschnitt mit Anregungen, Kritik etc. über das Qualitätsmanagement, um kreatives und engagiertes Denken aller Partner zu fördern.

Abschließend bewertet der Verantwortliche für das Qualitätsmanagement dann den Beitrag der verschiedenen Partner. Auf der Basis der quantifizierten und qualifizierten Nachweise werden in Zusammenarbeit mit den Projektleitern und den wichtigsten Partnern sachdienliche Verbesserungen zur Stärkung der Qualität des Projekts entwickelt.

4. Prozessbeschreibung

Ein wichtiges Instrument der Qualitätssicherung und ein Fundament für ein erfolgreiches Qualitätsmanagement ist eine detaillierte Beschreibung der Projektprozesse. Die Festlegung von insbesondere quantifizierbaren Zielen vor der Projektdurchführung ist für ein erfolgreiches Qualitätsmanagement unerlässlich. Dies ermöglicht einen realistischen Vergleich von Projektplan und Projektrealität.

Eine Prozesskarte / Gantt Chart veranschaulicht die Verknüpfungen zwischen allen relevanten Aktivitäten. Das ermöglicht, die Verantwortlichkeiten der internen Interessengruppen zu dokumentieren und zu klären und lokale und globale Ziele zu definieren. Damit wird mehr Transparenz geschaffen und werden die internen Informationsflüsse verbessert.

Unterscheidbare Aktivitäten sind z.B. Projektmanagement-Aktivitäten, fachlich-inhaltliche Aktivitäten, Unterstützungs-Aktivitäten und erwartete Ergebnisse.

Projektmanagement-Aktivitäten sind Aktivitäten, die Prozesse beinhalten, die für allgemeine administrative taktische und strategische Aufgaben von entscheidender Bedeutung sind. Fachlich-inhaltliche Aktivitäten umfassen alle Prozesse, die sich auf die inhaltlichen Ziele des Projekts beziehen und vor allem Ideen aus fachlichem Hintergrund entwickeln, um mögliche Lösungen zu implementieren.

Unterstützungsaktivitäten sind administrative Tätigkeiten, die streng mit bestimmten fachlich-inhaltlichen Aktivitäten verknüpft sind. Die erwarteten Ergebnisse beinhalten schließlich alle Prozesse, die sich mit der Dokumentation befassen und die im Projekt entwickelten Ideen weiter zu verbreiten.

5. Information und Dokumentation

Die Dokumentation ist aus drei Gründen entscheidend für ein funktionierendes Qualitätsmanagement.

Erstens schafft sie Transparenz in Bezug auf Verantwortlichkeiten und Prozesse, die allen Teilnehmern Zugang zu dem Qualitätsmanagement des Projekts ermöglichen.

Zweitens dient Dokumentation als Grundlage für die Weiterentwicklung, da die Analyse dokumentierter Prozesse effiziente Lösungen für die zukünftige Projektentwicklung bietet.

Drittens, die Dokumentation von Qualitätsmanagement-Implementierungen ermöglicht einen Diskussions- und Lernprozess, wie vergangene Themen und Chancen bisher behandelt wurden und in Zukunft behandelt werden sollten.

Die Verbreitung von Informationen über das Qualitätsmanagementsystem wird durch die Leistungsübersicht im Projekt in Verbindung mit der Prozesskarte gesichert. Ebenso über die regelmäßigen Treffen zwischen den internen Einheiten des Projekts und die regelmäßigen Zusammenfassungen für alle wichtigen Partner, die von der jeweils verantwortlichen Person für das Qualitätsmanagement nach allen relevanten Sitzungen angefertigt werden .

Die Dokumentation wird durch ein Berichtssystem gesichert. Es enthält die regelmäßigen Berichte (Berichtszyklen sowie Berichtsarten und Berichtsformen werden zu Projektbeginn fixiert), die alle durch das zuständige Qualitätsmanagement archiviert werden.

Nach Abschluss eines Projekts werden i.d.R. zwei Berichte erstellt. Zunächst enthält ein Verwaltungsbericht die im Laufe des Projekts gewonnenen quantifizierbaren Informationen, einschließlich Kostenentwicklungen, Prozesse und Ergebnisse. Zweitens fasst ein inhaltlicher Bericht den fachlichen Fortschritt des Projekts zusammen, inklusive der nachhaltigen Sicherung der erreichten Projektergebnisse.

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