Viele Personen, Teams und Organisationen haben innovative Ideen und Konzepte für förderwürdige EU-Projekte. In der Antragsvorbereitung entstehen passende Partnerschaften, Ziel- und Ergebnisplanungen sowie entsprechende kreative Arbeits- und Ablaufpläne. Häufig stellt sich jedoch die Finanzplanung als Herausforderung dar. Oft gibt es in den fachlichen Teams keine direkten Finanz-Spezialisten, die aus den bisherigen Projektinformationen sowie den Anforderungen der Förderer die adäquaten Projektkosten kalkulieren können.

An dieser Stelle finden Sie wichtige Tipps und Tricks zur optimalen Finanzplanung in EU-Projekten.

Was ist ein Finanzplan?

Der Finanzplan ist ein Projektdokument, welches dem Förderer auf einen Blick zeigt, ob die antragstellende Einrichtung einerseits die Kosten des Projekts nach Art und Umfang entsprechend der Zielsetzung und dem daraus resultierenden Arbeits- und Ablaufplan realistisch eingeschätzt hat und andererseits, ob die beantragten Fördermittel plus die Eigenmittel die geplanten Kosten decken können.

Was muss beachtet werden?

Die einzelnen Förderprogramme haben oft unterschiedliche Bedingungen, zu denen Fördermittel beantragt und Kosten kalkuliert und abgerechnet werden können. Bei aktuellen Aufrufen oder Ausschreibungen ist zumeist mit Veränderungen der Bestimmungen zu rechnen. Deshalb ist es unbedingt ratsam, sich vor und während eines Förderantrags ständig über die Aktualisierung der Bedingungen zu informieren. Zumeist sind diese Aktualisierungen direkt online bei den Antragsdokumenten mit „new“ gekennzeichnet.

Die Projektanträge, inklusive der Finanzplanung, werden zumeist online auf speziell zugewiesenen Plattformen mit spezifischen Formaten eingereicht.

Ändern Sie auf keinen Fall die Formatierungen eines Antragsformulars!

Das kann zu Veränderungen in den Verknüpfungen der einzelnen Finanz-Tabellen führen und damit zu falschen Berechnungen und falschen Gesamtkosten im Budget.

Wieviel Geld braucht das Projekt?

Für eine grobe Schätzung des Finanzbedarfs ist sowohl eine Projektanalyse als auch eine Produktanalyse erforderlich. Diese Daten liegen aus der bisherigen Projektplanung bereits vor.

Die Projektanalyse

Bei der Projektanalyse ist festzustellen, was, wann und von wem erarbeitet werden muss und welche Aktivitäten (z.B. Reisen, Konferenzen, Meetings) dafür notwendig sind.

Anhand des Phasenplans und der Arbeitspakete werden die Personalkosten kalkuliert. Es geht darum, über wie viele Monate wie viele Personen mit welchen Gehaltsstufen finanziert werden müssen, um die geplanten Leistungsinhalte und die dargestellten Ergebnisse zu erbringen.

Durch die Projektanalyse sind auch die Reisekosten zu bestimmen. Diese sind ebenfalls aus dem Phasenplan zu erkennen, in dem die notwendigen Reiseaktivitäten zu Meetings, Konferenzen u.a. fixiert sind.

Die Produktanalyse

Die Produktanalyse basiert auf der Frage, welche Produkte im Projekt entstehen.

Benötigen Sie im Projekt finanzielle Mittel für die Erarbeitung von Analysen, die Herstellung von Prototypen, die Veröffentlichung von Beiträgen, Gebühren zur Teilnahme an Konferenzen, Workshops, Mittel für die Registrierung bzw. Zertifizierung technischer Innovationen (Patente und Lizenzen)?

Die Art des Produktes bestimmt auch die Kostenart für die Kalkulation wie z.B.: Sachkosten, Verbrauchskosten, Abschreibungen für Investitionen.

Wieviel Geld gibt der Förderer?

Machen Sie sich unbedingt ausführlich mit den Rahmenbedingungen des Förderers vertraut. Alle notwendigen Informationen finden Sie in den Administrations- und Finanzhandbüchern.

Prüfen Sie dort:

  • Was wird finanziert?
  • Welche Kosten werden vom Förderer getragen?
  • Zu welchen Bedingungen fördert der Förderer?

Werden Förderhöchstgrenzen genannt?

Tipp:

Wird eine Förderhöchstgrenze genannt, dann

  • Plant man einfacher, wenn man „rückwärts“ kalkuliert, ausgehend von der maximal möglichen Fördersumme.
  • Muss dringend geprüft werden, ob mit den zur Verfügung stehenden Mitteln das geplante Projekt wie vorgesehen umsetzt werden kann.
  • Kalkuliert man keinesfalls über der Höchstgrenze, denn dies gilt zumeist als Ausschlusskriterium und der Antrag wird abgelehnt.
  • Ein „preiswertes Projekt“ wird oftmals eher gefördert. Kalkulieren Sie also nicht genau bis an die Höchstgrenze heran.
  • Einige Förderer kürzen die eingereichten Projektmittel. Deshalb, wo möglich (z.B. Reisekosten) mit finanziellen Puffern planen.

Was finanziert der Förderer?

Die Zuschussfähigkeit der Kosten wird ebenso in den Handbüchern genau definiert. Prüfen Sie dort unbedingt, ob die geplanten Projektkosten nach den Bedingungen des Förderers überhaupt erstattungsfähig sind.

Oftmals werden bestimmte finanzielle Rahmen definiert, die unbedingt einzuhalten sind. Z.B. dürfen:

  • Unterauftragskosten max. 30% der gesamten direkten Kosten erreichen;
  • Indirekte Kosten max. 7% der gesamten direkten Kosten ausmachen;
  • Ausstattungskosten 30% der gesamten direkten Kosten nicht übersteigen.

 

Wie finanziert der Förderer?

Förderer nutzen unterschiedliche Kostenmodelle für die Vergabe der Fördermittel.

Pauschalen

Bei Stipendien wird zumeist eine pauschale Fördersumme (pro Monat, pro Semester, pro Jahr) gezahlt, die in einer Fördervereinbarung mit der betreffenden Person fixiert ist (z.B. ERASMUS-Stipendium, Wissenschaftleraustausch).

Stückkosten

Ein typisches Modell ist die Stückkostenkalkulation, die sehr häufig für die Reisekostenplanung genutzt wird (per diem /Tagessatz, inklusive Verpflegung, vor Ort-Transport und Übernachtung). Hierfür muss anhand von Tickets und Hotelrechnungen lediglich nachgewiesen werden, dass die Reise stattgefunden hat.

Budgetkalkulation

Das häufigste Modell ist die Budgetkalkulation, die zumeist für komplexere, mehrjährige Projekte mit umfangreichem Finanzvolumen erforderlich ist. Hierfür definiert der Förderer im Finanzhandbuch die förderfähigen Kostenarten, die zur Umsetzung des geplanten Projekts kalkuliert werden können.

Unterschieden wird grundlegend in direkte und in indirekte Kosten:

DIREKTE KOSTEN

Unter direkten Kosten versteht man alle Kosten, die direkt und unmittelbar dem zu fördernden Projekt eindeutig zuzuordnen sind.

Personalkosten

Die Personalkosten bilden meist den Hauptteil eines Budgets. Es geht um die Kalkulation der erforderlichen Personalmittel für die jeweiligen Personalkategorien (Projektmanager, Wissenschaftler, Lehrpersonal, Techniker, Doktoranden, Evaluatoren).

Grundlage der Berechnung ist häufig der „Mannmonat – MM“. Dieser basiert zumeist auf 20 Tagewerken – TW á 8 Arbeitsstunden, inklusive möglicher Fehlzeiten durch Krankheit oder Urlaub.

Die Personalkostensätze, errechnen sich aus den Bruttoarbeitgeberkosten

+ jährlichen Sonderzuwendungen (sog. Weihnachtsgeld)

+ jeweils jährlich Zuschläge (für mögliche Tariferhöhungen oder Höherstufungen).

Es ist zu prüfen, ob die antragstellende Einrichtung im Hinblick auf die Anwendung der Personalkostensätze in tariflichen Systemen eingebunden ist.

Es ist ebenso zu prüfen, inwiefern der Förderer Sonderzuwendungen bzw. Zuschläge zu Löhnen und Gehältern als förderfähig definiert.

Reisekosten

Für die Kalkulation der Reisekosten benötigen Sie folgende grundlegenden Informationen:

  • Welche Projekttreffen, Meetings, Konferenzen usw. finden statt?
  • Wie viele Personen reisen? (Anzahl der Reisenden)
  • Woher reisen die Teilnehmenden und wohin? (Reisestrecke und Entfernung, Ort)

Wie viele Reisetage und wie viele Übernachtungen sind vorgesehen? (Übernachtungs- und Verpflegungspauschalen pro Tag entsprechend der jeweils gültigen organisationsspezifischen, nationalen, europäischen Reisekostenregelungen).

Tipp:

Die EU fördert nach der Devise: „ the best is the cheapest“. Das bedeutet für die Reisekostenkalkulation, dass die preiswerteste Reisekostenvariante zu wählen ist. Wenn die Projektorganisationen im Normalbetrieb (außerhalb geförderter Projekte) geringere Reisekostensätze / Pauschalen zahlt, als nach nationalem oder europäischem Recht, dann wird zumeist nur die Anwendung der preiswertesten Version gefördert.

Verbrauchs- und Sachkosten

Das sind Kosten für Materialien, die im Projekt eingesetzt werden und sich während der Laufzeit des Projektes verbrauchen (z.B. Pflanzen in saisonalen Landwirtschaftsprojekten, Labormaterial, wie Pipetten u.ä. für Laboruntersuchungen, Chemikalien für Versuche). 

Ausstattungskosten

Dies sind materielle Güter, wie Computertechnik, Maschinen und Anlagen sowie immaterielle Güter, wie Patente und Lizenzen, die im Anschaffungswert über 410 € liegen und damit dem deutschen Abschreibungsgesetz unterliegen (AfA = Abschreibung für Abnutzung).

Tipp:

Sie müssen nachweisbar und überzeugend begründen, dass diese für die Erbringung der Leistungen und Produkte im Projekt notwendig sind.

Da Projekte meist eine Laufzeit von 2-3 Jahren haben, können im Projekt nur über diesen Zeitraum die Abschreibungsraten kalkuliert werden und NICHT der Anschaffungspreis!

Es ist zu prüfen, ob ein Leasing- bzw. Mietmodell für die notwendigen Güter kosteneffizienter ist. Leasingraten bzw. Mietkosten können zumeist vollständig förderfähig im Projektbudget kalkuliert werden.

Sonstige Kosten

Unter diese Position fallen Kosten, für die keine eineindeutige Zuordnung zu den oben genannten Kostenarten möglich ist (z.B. Konferenzgebühren, Weiterbildungen, Fachliteratur).

Unterauftragskosten

Unterauftragskosten (Kosten für die Erbringung von Projektleistungen durch externe Dritte) unterliegen oftmals seitens der Förderer strengen Limitierungen. Zumeist dürfen keine wesentlichen Projektleistungen, wie z.B. Projektmanagement, wichtige inhaltliche Leistungen durch Dritte im Unterauftrag erbracht werden. Eine häufige Maximalgrenze sind max. 30% der direkten Kosten, die als Unterverträge vergeben werden dürfen (z.B. Audit-Kosten, Übersetzungskosten, Website-Erstellung).

Es gibt seitens der Förderer auch klare Anforderungen hinsichtlich der Beauftragung Dritter. Diese sind zumeist geknüpft an das geplante Auftragsvolumen. Eine freie Vergabe des Auftrags an Dritte ist oftmals nur für kleine Auftragssummen möglich. Ansonsten müssen zumindest 3 unabhängige Angebote eingeholt werden, die in der Projektabrechnung als Beleg mit vorzuweisen sind. Größere Auftragsvolumen müssen öffentlich ausgeschrieben werden.

INDIREKTE KOSTEN / GEMEINKOSTEN

Gemeinkosten (Overhead) sind indirekte Kosten, die im Projekt zwar entstehen, diesem jedoch nicht unmittelbar und eineindeutig zugerechnet werden können, da sie keiner direkten Leistung bzw. keinem spezifischen Ergebnis im Projekt zuzurechnen sind. Hierzu zählen z.B. administrative Tätigkeiten und Verwaltung oder Infrastrukturleistungen (wie Räume, Gerätenutzung, Strom, Heizung, Wasser u.a..).

Die Regelsätze der Förderer werden zumeist auf die direkten Kosten bezogen. 

Was bezahlt der Förderer nicht?

Förderprogramme bieten zumeist nur eine Zuschussfinanzierung. Die Projektförderung kann damit den Einsatz eigener finanzieller und sonstiger Ressourcen nicht ersetzen, sondern nur ergänzen.

Zuschüsse der einzelnen Förderprogramme belaufen sich in der Regel zwischen 50 – 80% der Gesamtprojektkosten. Die Antragsteller müssen für den verbleibenden Teil eine Eigenfinanzierung nachweisen. Dies ist zumeist die geldwerte Darstellung der Zeiteinheiten, in denen Projektpersonal aus der Grundfinanzierung (z.B. aus dem Budget der Universität, Gehalt der Einrichtung) in das Projekt eingerechnet wird. Im Projekt wird der Nachweis dann über das Führen monatlicher Arbeitszeitnachweise (Stundenzettel) für das entsprechende Projektpersonal erbracht. In einigen EU-Programmen können auch andere Kostenarten (z.B. Reisekosten, sonstige Kosten) zur Darstellung der Eigenfinanzierung genutzt werden. Zur Eigenfinanzierung können zumeist auch Mittel Dritter (z.B. Sponsoring) eingesetzt werden.

Kostenneutrale Verlängerung

Trotz optimaler Planung wird man nicht immer mit allen geplanten Tätigkeiten rechtzeitig fertig: Publikationen verzögern sich, Krankheiten unterbrechen die Arbeiten, Versuche laufen nicht wie geplant oder der Projektendbericht erfordert noch Zuarbeiten der Projektpartner, die nicht rechtzeitig liefern.

Zusätzliche Zeit für das Projekt (ca. 3-6 Monate) kann man gewinnen durch einen Antrag auf „kostenneutrale Verlängerung“, wenn noch Geld im Budget zur Verfügung steht. Die Umwidmung von noch verfügbaren Reisemitteln in Personalmittel wäre eine solche Möglichkeit. Erkundigen Sie sich aber unbedingt vorab bei den zuständigen Beratern der Förderer, ob die beschriebene Art der Umwidmung von Fördermitteln für eine kostenneutrale Verlängerung möglich ist. Die EU-Förderprogramme lehnen diese Art der Umwidmung mittlerweile vielfach ab.

Tipp:

Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für die Kalkulation eines realistischen Projektbudgets und den überzeugenden Nachweis der Eigenmittel („financial capacity“) – denn das ist inzwischen einer der wichtigen Bewertungskriterien bei der Evaluation von eingereichten Projektanträgen.

Diese Website verwendet Cookies, um Ihr Benutzererlebnis zu verbessern. Mehr Infos erhalten Sie auf unserer Datenschutz-Seite.