Wie entsteht eine projektrelevante Partnerschaft?

Europäische Projektförderung, insbesondere in den Aktionsprogrammen der EU, erfordert zumeist ein transnationales Partnerkonsortium aus mehreren Organisationen verschiedener förderfähiger Länder. Nicht immer passen die aktuellen Kooperationspartner mit den ausgewiesenen Kompetenzen und verfügbaren Kapazitäten zum gewünschten Projektthema.

Sowohl lokale, regionale, nationale als auch insbesondere grenzüberschreitende Projektkooperation bedarf eines gegenseitigen Vertrauens der agierenden Personen als Vertreter ihrer Organisationen. Das erfordert von Anfang an ein bestimmtes Maß an Transparenz der Informationen zur Projektentwicklung, auch wenn dabei die Gefahr des „Ideenklau“ leider nicht ganz auszuschließen ist.

Tipp 1:

Nehmen Sie in die Projektpartnerschaft immer 1-2 Partner/-länder mehr auf als im Programmaufruf minimal gefordert. Sie sichern sich damit eine optimale Position im Wettbewerb der einreichenden Antragsteller und verhindern zugleich den Projektabbruch aufgrund fehlender Partner.

Tipp 2:

„Alibi“- Partnerschaften vermeiden. Das ist für die Gutachter im Antrag erkennbar. Sie steigern das Risiko von Verschiebungen in der Arbeitsbelastung und Konfliktsituationen zwischen den Partnern in der Umsetzungsphase.

Die Partnerakquise basiert auf einer vom Antragsteller erstellten Checkliste der notwendigen Kompetenzen sowie Kapazitäten und Ressourcen für das Projekt. Dabei ist auch der Planungshorizont von teilweise 2 bis 4 Jahren für die Antrags- und Umsetzungsphase zu berücksichtigen. Die Partnersuche beginnt zumeist bei den direkten Partnern, mit denen bereits langjährige Kontakte bzw. Kooperationen bestehen. Dabei ist zu berücksichtigen, ob deren Kompetenzen und verfügbaren Kapazitäten passen.

Man kann auch Empfehlungen von bekannten, vertrauensvollen Partnern folgen, um weitere Partner direkt zu akquirieren. Der „Vertrauensvorschuss“ bürgt zumeist für die Partnerqualität der empfohlenen Organisation. Das direkte Gespräch mit Teilnehmern auf Fachveranstaltungen, Konferenzen, Messen, Ausstellungen ist als Startkontakt für Projektkooperationen ebenso wichtig. Die aktive Teilnahme an von NA und NKS organisierten europäischen Kontaktseminaren ist förderfähig und bietet zugleich umfassende Möglichkeiten der Projektpräsentation (Projekt-Marktplatz) vor mehr als 150 Teilnehmern unterschiedlicher Organisationen und Länder.

Die indirekte Partnersuche sollte parallel genutzt werden. Dazu bietet sich an, EU-Projektdatenbanken, Projektkompendien und best practice Sammlungen aktiv zu nutzen. In Datenbanken gibt es neben der Suchfunktion oft auch die Möglichkeit, sich mit seinem eigenem Projektangebot zu listen, um von potentiellen Partnern gefunden zu werden.

Viele EU-Förderprogramme fordern mit dem Antrag, LoI (Letter of Intent) oder LoM (Letter of Mandate) einzureichen. Damit erklären die Projektpartner gegenüber dem Leadpartner ihre Absicht, sich entsprechend ihrer Aufgaben aktiv am Projekt zu beteiligen. Der Leadpartner und/oder Koordinator vertritt das Projekt gegenüber dem Fördermittelgeber.

Tipp 3:

Die in EU-Datenbanken und Kompendien gelisteten Projekte mit Angaben zu Leadpartnern, Partnerorganisationen, Projektzielen bieten Kontaktdaten zu projekterfahrenen Organisationen. Das verringert das Risiko des Projektausstiegs.

Tipp 4:

Der Abschluss einer Kooperationsvereinbarung zwischen dem Leadpartner und den Projektpartnern wird empfohlen. Die Vereinbarung sollte die wichtigsten Rechte und Pflichten beider Seiten im Sinne der erfolgreichen Projektumsetzung regeln. Arbeitsplan und Finanzplan sollten Bestandteile der Vereinbarung sein. Das Dokument ist eine unterstützende juristische Basis für eine seriöse und kollegiale Projektkooperation entsprechend der Rolle und Aufgaben der Partner im Projekt.

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